قواعد التعبير العربي.. قواعد الكتابة – التقرير

الدرس التاسع: ماذا نكتب؟ (3)  التقرير

 

 

أهداف الدرس

على المتعلّم مع نهاية هذا الدرس أن:

1- يعرف أهمّيّة التقرير وأهدافه ومجالاته وخطواته وعناصره ومواصفاته.

2- يعرف كيفيّة التقرير ويتمرّس على عمليّة كتابته.

3- يوظّف هذه المهارة في المجالات العلميّة والإداريّة المختلفة.

تعريف التقرير

هو نوع من أنواع الكتابة الوظيفية، يتضمّن وصفاً، أو عرضاً موجزاً، مركّزاً، لحصيلة عمل فكريّ (مؤتمر، ندوة، دراسة…) أو إداريّ، جرى حدوثه وتوافرت معطياته، أو عرض مقترح عمل، ما زال في طور الدراسة النظريّة.

ويكتب التقرير- عادة – شخص مكلّف من قِبَل جهة معيّنة، فيؤخذ بعين الاعتبار: الباعث على العمل، وتحديد الهدف، والتركيز على الموضوع المطلوب.

وخلاصة القول: التقرير هو كتابة تتضمّن معلومات وحقائق عن شيء معيّن، بناءً على طلبٍ محدّد، أو وفقاً لغرضٍ مقصود[1].

 

أهداف كتابة التقرير

ترمي كتابة التقرير إلى تحقيق مجموعة من الأهداف، أبرزها:

– إطْلاع الجهة المكلّفة على وتيرة العمل في قطاع من قطاعات الإنتاج أو التسويق، وتزويدها بالمعطيات الصحيحة والوقائع الموضوعيّة، تمهيداً لاتّخاذ الإجراء أو الموقف المناسب (التقرير الإداريّ).

– إطْلاع القرّاء على حصيلة الندوة الفكريّة أو وقائع المؤتمر، وتغطية ما دار من نقاش وتداول ومداخلات تناولت بحوثاً معيّنة أو محاور في جدول الأعمال، وتغطية ما صدر عن الندوة (أو المؤتمر) من توصيات (التقرير المباشر).

– تزويد الجهة المكلّفة بقدر من المعلومات والحقائق الموضوعيّة حول دراسة مشروع تسعى لتنفيذه، بحيث يتضمّن خلاصة النتائج المتأتّية من البحث النظريّ

أو الميدانيّ أو من كليهما معاً (التقرير البحثيّ).

– توثيق المعطيات والمعلومات وتقديمها بشكل موضوعيّ، لتكون عنصراً مساعداً في تطوّر الثقافة، أو اقتراح الحلول، أو إيضاح مسائل غامضة.

 

مجالات التقرير

يتّسع التقرير ليشمل مجالات مختلفة في الحياة، منها:

أ- تقرير يتحدّث عن موضوع معيّن: علميّ، تاريخيّ، اجتماعيّ، اقتصاديّ…

ب- تقرير يتحدّث عن حالة معيّنة: مَرَضيّة، قانونيّة، حادث، ظاهرة علميّة…

ج- تقرير يتحدّث عن شخص معيّن: موظّف، عالم، زعيم، قائد، مُصلِح،…

د- تقرير يقصد به إثبات وضعيّة معيّنة: دَرءاً لشبهة، أو تأكيداً لواقعة، أو بياناً لإنجاز، أو توثيقاً لحادثة معيّنة.

وقد يُكْتَب التقرير بناءً على طلب جهة معيّنة، وهنا ينبغي مراعاة أن تكون المعلومات على قدر الطلب، والإجابات على قدر الأسئلة.

 

خطوات كتابة التقرير؟

• تحديد المحاور الأساسيّة للموضوع المقصود من التقرير.

• جمع المعلومات، وإحصاؤها، والتحقّق من صحّتها، بالرجوع إلى مصادرها الأصليّة.

• ترتيب المعلومات بعد جمعها وإحصائها، والتحقّق من صحّتها، وتصنيفها تصنيفاً موضوعيّاً، وتحليلها، إذا كان التحليل مطلوباً.

• التمهيد لكتابة التقرير بمقدّمة يُحَدَّد من خلالها الأساسيّات التي جرى الاعتماد عليها في كتابة التقرير، وفقاً لأهمّيتها، وتوثيقها.

• مراعاة الدقّة والموضوعيّة في كتابة التقرير، والتحقّق من صحّة الحقائق وسلامتها.

• كتابة التقرير بنحو منظّم ومرتّب، وتدعيمه بالأدلّة على صحّة المعلومات الواردة فيه، مع وضع رأي المقرِّر في نهاية التقرير.

بنية التقرير

يتألّف التقرير، من: مقدّمة، وصلب، وخاتمة.

 

أ- المقدّمة: وتتضمّن الجوانب التوثيقيّة للتقرير، وهي:

– الجهة الداعية إلى الندوة، والزمان والمكان، وهُوية الحضور، والإشارة إلى اتّصال الندوة بما سبق من أعمال مماثلة أو رديفة (تقرير المؤتمر أو الندوة).

– الجهة المكلّفة بالبحث، وملخّص أهداف التكليف، وتاريخ التكليف، وهوية المكلّفين، وحجم التقرير، والأعباء المرافقة، والإشارة إلى حجم البحث النظريّ والبحث الميدانيّ (التقرير البحثيّ).

– تحديد الجهة (المؤسّسة أو الإدارة) الصادر عنها التقرير، والجهة الوارد إليها التقرير، وذِكْر اسم مُعدّ التقرير ومرسله، وتوقيعه، وتحديد المسؤول الذي سيُرفَع إليه التقرير، وموضوع التقرير بشكل واضح وصريح، وذِكْر الإحالة التي استوجبت كتابة التقرير: رقمها، وتاريخها، ومرسلها، وتاريخ صدور التقرير، ومهر التوقيع بختم الإدارة أو المؤسّسة الصادر عنها التقرير، وترقيم صفحات التقرير (التقرير الإداريّ).

 

ب- صلب التقرير: ويتناول المضمون، أو المعطيات والأفكار، أو خلاصة البحث المدعّم بالوثائق النظريّة والميدانيّة. ويتطلّب عرض المضمون النقاط الآتية:

– التركيز على الموضوع الخاصّ بالتقرير، دون سواه.

– الإحاطة بالموضوع، وعدم إغفال أيّ نقطة رئيسة من نقاطه.

– الاطّلاع الوافي على المعطيات.

– تنظيم الأفكار المعروضة وتبويبها بشكل مترابط ومتدرّج من العامّ إلى الخاصّ، حسب الأولويّة والأهمّيّة.

– وضوح ما تقدّم من أفكار وشروحات، أو ما جاء من رصد وتحليل للمناقشات (التقرير المباشر).

– التجرّد في العرض والصحّة والدقّة في إيراد المعلومات.

– الاقتصار على طرح الأفكار الأساسيّة والمساعدة للإيضاح.

– الابتعاد عن الأفكار الذاتيّة، أو المتعلّقة بالمصلحة الشخصيّة.

– عدم تقديم الاقتراحات (في حال التقرير الإداريّ، إلّا إذا طُلِبَ ذلك).

– عدم القفز إلى استنتاجات، بعيداً عن التحليل.

– تحديد النتائج (في التقرير البحثيّ) في ضوء المنهج العلميّ القائم على جمع المادّة وتصنيفها، وتحليلها، وصيانتها بموضوعيّة تامّة.

– توزيع المعلومات الرئيسة على فِقَر، تتضمّن كلّ فقرة جانباً من الموضوع، بما يعصم المضمون من عيب التكرار أو التداخل.

– تحليل أسباب الجمود أو الفشل أو الخلل في العمل، في موضوع التقرير (في التقرير الإداريّ).

ج- الخاتمة: وتتضمّن عرضاً لأبرز النقاط (في التقرير المباشر أو البحثيّ)، والاكتفاء بتقديم الشكر وواجب الاحترام (في التقرير الإداريّ).

 

عناصر التقرير

رغم تعدّد تصنيفات التقارير، وكثرة أنواعها، لكنّها تتّفقُ في أجزائها المكوّنة لها. فالتقارير دوريّة أو غير دوريّة، أخباريّة أو تحليليّة، إحصائيّة أو تفسيريّة، فنّيّة أو أدبيّة… تتكوّن من:

أ- الجزء التمهيديّ:

– الغلاف:

فللتقرير غلافٌ يتضمّنَ:

– موضوعَ التقرير

– اسمُ مُعدِّ التقرير

– اسمُ من سيُرفَع له التقرير (شخص أو جهة) – تاريخُ التقرير

 

– صفحة الشكر:

وهي صفحة تلي الغلافَ، ويُشار فيها إلى جهد المساهمين في إعداد التقرير، واعتراف

بفضلهم دون مغالاة، على أن يكون الشكرُ موجَّهاً لأصحاب الإسهامات القويّة فقط، وليس لكلِّ شخص.

 

– تقديم التقرير:

ويوجَّه التقديم في صورة خطاب إلى من يعنيهم أمر التقرير (الجهة التي كُلِّفَت وضعه). ويتضمّن خطابُ التقديم-أيضاً- نطاقُ التقرير والغرضَ منه وفترتَه. ويُشَار في خطاب التقديم إلى

أجزاء التقرير، ومصادر البيانات، مع الإعلان عن الاستعداد لتقديم أيِّ استفسارات حوله.

 

– قائمة المحتويات:

وتكون في صورة فهرس يعرض الفصولَ والعناصرَ، وأرقامَ صفحاتها. وقد يلي فهرس المحتويات فهارس بالجداول، والأشكال، والرسوم البيانيّة، والملاحق إن وُجِدَت. وتأخذ صفحات

هذه القوائم أرقاماً تمهيديّة تكون عادة حروفاً أبجديّة (أ، ب، ت…) وتساعد سلامة هذه القوائم وحسن ترتبيها في الاطّلاع على التقرير، ولا سيما إذا كان حجمه كبيراً (أكثر من عشر صفحات).

 

ب- الجزء الأساس:

وهو الجزء الأكبر من التقرير: يوضّح المشكلةَ، ونطاقَها، وطريقةَ بحثِها، ومصادرَ المعلومات، ويعرض البيانات، والنتائج، والتوصيات.

و يُعدّ هذا الجزء الأساس جسمَ التقرير، ومكوناته ثلاثة، هي:

– المقدّمة:

وهي فاتحة هذا الجزء، ونقطة بدايته، ومدخل اهتمام القارئ بصلب التقرير. وهي تعطي فكرة عن المشكلة وخطورتها، والتقارير السابقة عنها. ويبيّن فيها كاتب التقرير سبب كتابته له، ومدى علاقته بتقارير سابقة، ويعرض فيه الموضوع، وطريقته في جمع بياناته.

ويُشار في المقدّمة إلى الجهة التي طلبت إعداد التقرير، والمشكلات التي واجهت مُعدّ التقرير، والتعريف بالمصطلحات المستخدمة فيه، مع الإشارة إلى نتائج البحث وتوصياته (بإيجاز)، وهيكل تنظيم التقرير.

وقد تقسم المقدّمة إلى فقرات لها عناوين: الهدف، والإجراءات…

والغرض من المقدّمة هو إثارة الاهتمام، وتهيئة الأذهان لموضوع التقرير.

 

– العرض والتحليل:

وهو الجزء الأكبر من جسم التقرير، يعرض فيه كاتب التقرير البيانات التي حصل عليها، والأفكار الموجودة وعلاقتها بالمشكلة أو الموضوع.

وتعرض المعلومات والبيانات في جداول لكلّ منها رقم وعنوان، ثمّ تعليق مركّز على أهمّ محتوياته.

وقد تستخدم الرسوم البيانيّة والمنحنيات في حالة الضرورة، لتمثيل هذه البيانات، بما يُسْهِم في زيادة فهم المعلومات.

ويلي عرض البيانات والمعلومات تحليلها، بهدف الإجابة عن الأسئلة.

 

– النتائج والتوصيات:

تعرض في نهاية جسم التقرير، حيث تلي عرض البيانات وتحليلها. وينبغي أن تُبنى النتائج والتوصيات على التحليل والتفسير المنطقيّ للبيانات التي عُرِضَت في التقرير.

ويمكن عرض النتائج بشكل ملخّص أو تفصيليّ، وقد يُكتفى بالإشارة إليها في نهاية التقرير.

وتنصبّ التوصيات على الإجراءات التي يرى كاتب التقرير ضرورة اتّخاذها، وهي مؤيّدة بالنتائج، وقد تأتي التوصيات منفردة ومتتابعة، وقد يخصّص لكلّ منها فقرة فرعيّة، وفي جميع الأحوال تجيب التوصيات عن الأسئلة الآتية:

ما الذي يجب عمله؟ ومن الذي سيعمله؟ ومتى، وأين، وكيف سيتمّ المطلوب؟

وأحياناً يُشار إلى التوصيات بإيجاز في خطاب التقديم، أو تَرِد في النهاية بعد تهيئة القارئ لها بالمنطق والإقناع.

 

ج- الجزء الإضافيّ:

وهو جزء مكمّل لسابقيه، ويشكّل جوده ضرورة في أيّ تقرير، وغالباً ما يرجع إليه قارئ التقرير، ليثبت معلومات وردت مجملة في صلب التقرير، ويتضمّن هذا الجزء الآتي:

– الخلاصة والملَّخص:

تركّز خلاصة التقرير على موضوعه، ويركّز الملَّخَص على جوهره. والخلاصة أقصر من الملَّخَص، حيث تتراوح ما بين 2- 5% من الأصل، بينما يتراوح الملخَّص ما بين 5- 10% من الأصل.

والخلاصة أو الملخَّص هو عرض موجز للتقرير، يعطي فكرة عن الحقائق الأساسيّة، وتتركز أهمّيّته في كونه هو الذي يُقرَأ دائماً، لعدم وجود الوقت الكافي لقراءة التقرير.

إنّ الغرض الأساس من خلاصة التقرير أو ملخَّصه يكمن في تمكين القارئ المشغول من الإحاطة بما هو مهمّ في التقرير، ولذلك ينبغي أن يتضمّن الملخَّص حقائق موجزة عن: الموضوع، والبيانات، والمعلومات، والنتائج، والتوصيات.

 

– الملاحق:

وتتضمّن البيانات غير الحيويّة، والجداول التفصيليّة، والاستبيانات، وكلّها مفيدة، لكنّ وجودها في صلب التقرير لا يفيد، بل يشتّت القارئ، ولكلّ ملحق رقم، تبعاً لتسلسل وروده في التقرير، ويبدأ كلّ ملحق في صفحة مستقلّة.

 

– قائمة المراجع:

وتوضع في صفحة مستقلّة في نهاية التقرير، بحيث تعرض قائمة الكتب والدوريّات وغيرها من المصادر التي استند إليها كاتب التقرير.

 

مواصفات التقرير الجيّد

التقرير وسيلة اتّصال مهمّة، وأداة تتحوّل خلالها البيانات إلى معلومات، يَعتمِد عليها صانع القرار. ولتحقيق الفعّاليّة المطلوبة من التقرير، لا بدّ من أن يتوافر على مجموعة من الخصائص، أبرزها:

أ- الحداثة: أي أن يُعرَض التقرير فور انتهاء إعداده، حتى يكون حديثاً، ويُنتَفع بما فيه. فالتقرير المُعدّ عن يوم عمل يجب أن يُعرَض في نهاية اليوم نفسه، أو في بداية اليوم التالي. والتقرير المُعّد عن شهر، ينبغي أن يُقدّم في الأسبوع الأوّل من الشهر التالي، وهكذا.

ب- الحجم المناسب: فلا يكون التقرير أصغرَ من المطلوب، أو أكبرَ منه، ويتحدّد الحجم حسب الفترة التي يغطّيها، والمستوى الإداريّ الموجّه له، وموضوعاته. والعبرة بالفائدة، وليس بكبر الحجم.

ج- دقّة البيانات والتعبيرات: والتأكّد منها، والإشارة إلى مصدرها، وحسن اختيار الألفاظ، والبعد عن العبارات الغامضة، أو التي تحتمل تفسيرات كثيرة.

د- التماسك والترابط: بين الجمل، ليحقّق تماسك الفقرات، وبين الفقرات، ليحقّق ترابط العرض. مع الترتيب المنطقيّ للمعروض، من خلال البدء بالحقائق والوصول إلى النتائج. ومراعاة الترتيب الزمنيّ في عرض الأحداث، طبقاً لتواريخ وقوعها، مع الاستخدام الجيّد لأدوات الربط، وأساليب التأكيد.

هـ- الإيجاز: فيجري حذف كلّ ما هو غير ضروريّ، ويُؤْتى بالمعاني بأقلّ عدد ممكن من الألفاظ. ولا يعني ذلك الكتابة بأسلوب البرقيّات، فيضطر القارئ إلى استنتاج المحذوف، مع احتمال أن يكون استنتاجه خاطئاً.

 

و- إيجابيّة العبارات والكلمات: يُفضَّل في التقرير أن تنحو عباراته نحو الإيجابيّة، وتتجنّب الكلمات السلبيّة، مثل: نلومكم، من المستحيل، نأسف، لسوء حظّنا…

ز- البعد عن الحشو والإطناب: وذلك بحذف الزائد، من دون الإخلال بالمعنى.

ح- مراعاة الترتيب من الأهمّ فالمهمّ: ويساعد ذلك في اكتشاف ما ليس له صلة بالموضوع، أو ما تكون صلته به ضعيفة، والتركيز على ما هو مهمّ.

 

ط- الإقناع: بعرض البيانات الحقيقيّة التي يصدّقها القارئ، وتأكيدها بنصوص من قانون أو استشهادات من مواقف. والتقرير المقنع هو الذي يتّصف بالحياد، والاستنتاجات المنطقيّة، والموضوعيّة.

ي- السلامة اللغويّة: من خلال مراعاة صحّة الكتابة الإملائيّة، والالتزام بالقواعد النحويّة، وسلامة التراكيب اللغويّة، وتشكيل ما يُشكَّل، والاستخدام الصحيح لعلامات الترقيم.

كيفيّة إعداد التقارير

أ- مبادئ عامّة ينبغي مراعاتها أثناء الكتابة:

التقرير وثيقة هدفها نقل معلومات وحقائق، ولكي يتحقّق هذا الهدف لا بدّ من مراعاة الآتي:

– عدم اعتماد أساليب التجميل اللغويّ، فالتقرير عمل إداريّ، وليس عملاً أدبيّاً، وكتابته وظيفيّة وليست إبداعيّة، وهي أكثر تحديداً واختصاراً.

– استعمال ألفاظ ومصطلحات مداليلُها واحدة بالنسبة لكلِّ مَنْ يقرؤها، ولها شكل متعارف عليه بين الموظّفين.

– مراعاة أنّ التقرير-مع كونه عملاً رسميّاً – يُقرأ بإنسانيّة، ويتأثّر فهمه بدوافع قارئه وحاجاته.

– ضرورة التخطيط الجيّد للتقرير قبل كتابته، وضرورة مراجعته بعد كتابته.

– الابتعاد عن التجريد، والكتابة عن أشياء وأناس وحقائق واقعيّة، مع استخدام أسئلة مباشرة، لمساعدة القارئ في الاندماج مع التقرير.

– الحذر من إهانة القارئ أو إحراجه، وتجنّب استخدام ما يعكس ذلك، مثل: من البديهيّ، وعلى عكس ما يُعتَقد، ومعلوم للجميع.

– توقّع ما يمكن أن يثيرَ القارئ، والعمل على تفسيره، أو الإجابة عنه.

– وضع خطوط تحت ما ينبغي التأكيد عليه، لإشعار القارئ بأهمّيّة ذلك.

– استخدام لغة بسيطة وسهلة، وعدم استخدام جمل وتعابير مبهمة وغامضة.

– العمل على خلق ردود أفعال إيجابيّة لدى القارئ، وهذا يتطلّب اللباقة في الكتابة، والإيجابيّة لدى كاتب التقرير.

– عدم تأجيل الأخبار أو القرارات غير السارّة – إذا كان لا بدّ منها – إلى نهاية التقرير، مع ضرورة توضيح أسبابها، وبدائل حلولها، فعلى الكاتب أن يضع نفسه دائماً مكان القارئ، ولا

يكتب ما لا يرغب أن يقرأه.

– البعد عن صفات المبالغة، مثل: الحلّ المثاليّ، والنظام الممتاز، والخسائر

الفادحة…، وعدم استخدام الكلمات المثيرة للمشاعر، مثل: هذا شيء مستحيل، خياليّ، جنونيّ.

– متابعة الكتابة، وعدم التوقّف كثيراً عند كلمة ما، أو معلومة مطلوبة. ومن الممكن الاستمرار مع ترك فراغ يُستَكمل فيما بعد، فإنّ ذلك يساعد في تحديد الشكل النهائيّ للتقرير، واللمسات الأخيرة تكمل الناقص.

– إعادة تنظيم ما كُتِبَ، والتعوّد على المراجعة والتنقيح لتحسين الكتابة، فإنّ الجزء الجيّد من أيّ تقرير هو ما تمّت مراجعته بإتقان. والمراجعة ليست لتصويب الأخطاء فحسب، بل للتجديد والإضافات.

– إجادة كتابة التقرير أمر أساس لتحقيق فعّاليّته، ولا تعني الكتابة مجرّد التحرير، وإنّما التحرير المنظّم ذا الشكل المناسب. ولجودة التنظيم وحسن الإخراج، ينبغي أن يراعي كاتب التقرير الآتي:

• البدء بالفكرة المهمّة أو الرئيسة والانطلاق منها لفرعيّاتها، ويتبع ذلك البدء بالمعلومة المعروفة والانتقال منها إلى المعلومة الجديدة، والبدء بالقاعدة العامّة والانتقال منها إلى المخالف، وعدم إدراج أكثر من فكرة في فقرة واحدة، فإنّ ذلك يسهّل الكتابة، ولا يُجْهد القارئ، بل يجعله مستمتعاً بما يقرأ.

• الابتعاد – ما أمكن – عن المصطلحات الفنّيّة التي يفهمها الكاتب “من تخصّصه”، وقد لا يدرك القارئ المقصود منها، أو يمكن تعريفها حال استخدامها.

• استخدام الرسوم والأشكال التوضيحيّة، لأنّها توضّح الأفكار، وتجنّب الملل، بشرط عدم المبالغة في أيّ منها، وعرضها بكلّ وضوح ودقّة.

• اتّباع الأساليب العلميّة في جميع البيانات، وتصنيفها، وعرضها، سواء أكانت هذه البيانات مأخوذة من مراجع أو مستمدّة من مقابلات واستبيانات، على أن يتمّ العرض عبر جداول منظّمة ودقيقة، أو رسوم بيانيّة ممثّلة وواضحة، أو أعمدة تحقّق سرعة الفهم، أو غيرها من دوائر أو خرائط تنظيميّة.

• مراعاة الأصول الفنّيّة الحديثة في الاقتباس، والتوثيق، وإعداد الفهارس والقوائم، والطباعة والتغليف.

• الاهتمام بشكل التقرير داخليّاً وخارجيّاً، من حيث: الهوامش، والترقيم، والترتيب، والصفحات المستقلّة، والخلوّ من الأخطاء المطبعيّة، والغلاف.

– اختيار جمل التقرير وترتيبها: لكي يكون التقرير فعّالاً، ينبغي مراعاة الآتي:

• ترتيب جمله وعباراته ترتيباً مناسباً لنوع المعلومات، والبيانات وطبيعتهما، وقد يكون هذا الترتيب منطقيّاً (المعلومات، ثمّ النتائج أو البسيط، ثمّ المعقّد)، أو سيكولوجيّاً ( النتيجة، ثمّ المعلومات التي أدّت إليها، لجذب الانتباه وإثارة الاهتمام)، أو زمنيّاً (حسب تاريخ وقوعها من دون حاجة إلى تحليل بيانات أو استخلاص نتائج).

• استخدام الجمل القصيرة أكثر مع بعض الجمل الطويلة، حتى لا يملّ القارئ.

• استخدام جمل واضحة، وأدوات ربط مناسبة.

• تجنّب الإفراط في سهولة الكتابة، حتى لا يتّسم التقرير بالسطحيّة، ويؤدّي إلى نتائج عكسيّة.

• استخدام لغة بسيطة ومباشرة يسهل قراءتها وفهمها، بعيداً عن سوء الفهم، أو تحريف المعنى.

• تجنّب تكرار استخدام الكلمات نفسها مرّات متعدّدة بمعانٍ مختلفة، لأنّ ذلك قد يُربِك القارئ.

• الابتعاد عن الكلمات المفتوحة، مثل: (الخ)، أو (وأخرى).

• ذِكْر المقابل العربيّ للتعبيرات الأجنبيّة، إذا كان هناك ضرورة لاستخدام الأخيرة.

• تجنّب الكلمات التي تُوحِي بتعالي الكاتب أو تفاخره، وبخاصّة إذا كان التقرير موجّهاً لمستوى أدنى.

• التأكّد من صحّة الرسم الإملائيّ، وسلامة الأداء النحويّ، وحسن استخدام علامات الترقيم.

ب- خطوات الإعداد:

يوجد خطوات عدّة، على مُعدّ التقرير أن يتّبعَها في إعداد تقريره، وقد تستغرق وقتاً

قصيراً، إذا كان التقرير مجرّد مذكرة قصيرة، وقد تستغرق وقتاً طويلاً إذا كان التقرير عن مشكلة.

– الخطوة الأولى: لا بدّ من وجود مشكلة يقوم عليها التقرير، تحسّها جهة أو جهات متعدّدة داخل المنظّمة وخارجها لعرضها. وعندما يقتنع المسؤول بصدق هذا الإحساس، يبدأ في العمل على تحديد أبعاد المشكلة، ويطلب من شخص أو قسم إعداد تقرير.

– الخطوة الثانية: تتمثّل في تحديد هدف التقرير: الإخبار، أم التحليل، أم المقارنة، أم الإقناع، أم كلّ هذا، أم بعض هذا، أم… فلا بدّ من تحديد الهدف، وتعريفه، ثمّ التحديد المبدئي لهيكل التقرير، حتى يأتي التقرير منظّماً، ويأخذ كلّ جزء فيه قدراً مناسباً من الاهتمام والجهد والوقت. والهيكل العامّ لا يكون جامداً، بل يكون مرناً، يستوعب الإضافة والحذف. وينبغي مراجعة هذا الهيكل للتأكّد من استيعابه لكلّ البنود.

– الخطوة الثالثة: ويتمّ خلالها تهيئة البيانات، والمعلومات وتنظيمها، وتحديد مصدرها (وثائق، مطبوعات، بحوث…)، ومن ثمّ تفسيرها، وتحليلها. وعلى كاتب التقرير أن يختار طريقته أو طرقه في التعامل مع هذه المصادر: بالقراءة، أو الملاحظة، أو المقابلات الشخصيّة، أو الاستبيانات.

وبعد جمع البيانات يتمّ ترتيبها، وعرضها في رسوم وأشكال وجداول. ويعقب الجمع والعرض تفسير كاتب التقرير لهذه البيانات وتحليله لها، واستنتاج النتائج التي ينبغي أن تكون منطقيّة، وواضحة، ودقيقة، وموضوعيّة، ومؤيَّدة بالوثائق.

– الخطوة الرابعة والأخيرة في كتابة التقرير، وهي كتابة التقرير، وتحديد طريقة عرضه، حيث يضع كاتب التقرير خطّة زمنيّة لإنجاز كلّ جزء منه، ثمّ يبدأ في كتابته ملتزماً بتوفير جميع العناصر التي سبق ذِكْرها. وبعد انتهاء الكتابة ينبغي مراجعة التقرير: محتواه، وصياغته، وشكله العامّ.

– تبصرة: قد يتطلّب الأمر من كاتب التقرير عرضه، وعليه – في هذه الحالة – أن يفكّر في متطلّبات العرض، من الوسائل، والمكان، وطبيعة المستمعين، والوقت المخصّص للعرض.

الأفكار الرئيسة

1- التقرير هو كتابة تتضمّن معلومات وحقائق عن شيء معيّن، بناء على طلب محدّد، أو وفقاً لغرض مقصود.

2- ترمي كتابة التقرير إلى تحقيق مجموعة من الأهداف، أبرزها: اطلاع الجهة المكلّفة على وتيرة العمل/ اطلاع القرّاء على حصيلة الندوة الفكريّة أو وقائع المؤتمر/تزويد الجهة المكلّفة بقدر من المعلومات والحقائق الموضوعيّة/ توثيق المعطيات والمعلومات…

3- يتّسع التقرير ليشمل مجالات مختلفة في الحياة، منها: موضوع معيّن/ حالة معيّنة/ شخص معيّن/ إثبات وضعيّة معيّنة.

4- خطوات كتابة التقرير: تحديد المحاور الأساسيّة/ جمع المعلومات وإحصاؤها، والتحقّق من صحّتها/ ترتيب المعلومات/ التمهيد بمقدّمة/ مراعاة الدقّة والموضوعيّة والرتيب والتنظيم…

5- يتألّف التقرير من: مقدّمة، وصلب، وخاتمة.

6- عناصر التقرير: الجزء التمهيديّ (الغلاف/صفحة الشكر/تقديم التقرير/قائمة المحتويات)، والجزء الأساس (المقدّمة/العرض والتحليل/ النتائج والتوصيات)، والجزء الإضافيّ (الخلاصة والملخَّص/الملاحق/ قائمة المراجع).

7- مواصفات التقرير الجيّد: الحداثة، والحجم المناسب، ودقّة البيانات والتعبيرات، والتماسك والترابط، والإيجاز، وإيجابيّة العبارات والكلمات، والبعد عن الحشو والإطناب، ومراعاة الترتيب من الأهمّ فالمهمّ، والإقناع، والسلامة اللغويّة.

8- كيفيّة إعداد التقارير: الخطوة الأولى (تحديد المشكلة)/ الخطوة الثانية (تحديد الهدف)/ الخطوة الثالثة (تهيئة البيانات والمعلومات وتنظيمها وتحليلها)/ الخطوة الرابعة (كتابة التقرير)/ الخطوة الخامسة (عرض التقرير).

فكّر وأجِب

 

1- تكلّم على التقرير، مبيّناً أهدافه ومجالاته وعناصره ومواصفات التقرير الجيّد؟

2- ما هي عناصر التقرير وخطوات إعداده وضوابطه؟

3- اكتب تقريراً موجزاً عن حالة شخصيّة أو واقعة أو…، مستعيناً بتقنيّات كتابة التقرير؟

مطالعة

 

من توجيهات الإمام القائد الخامنئي دام ظله في مجال الكتابة (9)

 

الرواية جامعة لكلّ مواصفات البيان الفنّيّ

من بين أساليب البيان الفنّي، نجد الرواية إجمالاً، هي الأسلوب الّذي يجمع المواصفات المتنوّعة أكثر من غيرها، حتّى أكثر من السينما على سبيل المثال… في الوقت نفسه، الاستنتاج من الفيلم يتفاوت مع الاستنتاج من الرواية، للفيلم محدوديّة لا يمكن معها بيان كلّ الأمور.

انظروا، كم فيلماً أُنتج حتّى الآن حول كتاب فيكتور هيغو “البؤساء“. في بلدنا إيران، عرض التلفزيون إلى الآن فيلمين أو ثلاثةً عنه. لقد قرأت رواية “البؤساء” عدّة مرّات، وشاهدت أيضاً هذه الأفلام بشوق، لكن شتّان ما بين الرواية وهذه الأفلام؟! لا مجال للمقارنة بينها على الإطلاق[2].

 

الرواية تبقى ولا تبور

لا تزال روايات القرن التاسع عشر إلى الآن، أفضل روايات عصرنا. لقد أُلّفت في القرن التاسع عشر روايات لم يُشهد لها نظير. وقد كُتبت روايات في فرنسا، وروسيا، وحتّى في إنكلترا، لم يُؤتَ بمثلها إلى الآن.

إذاً، الرواية تبقى، ولها امتدادها، ولها أيضاً بيانٌ وتوصيف استثنائيّ ودقيق. أخبروني، في أيّ فنّ منالفنون الأخرى يمكنكم أن تجدوا هذه الخصائص؟ هذه الخصائص غير موجودة في الموسيقى، ولا في السينما، ولا في المسرح، ولا في الشعر. لا يمكن إيجاد شيء مماثل للرواية على الإطلاق، تُتَرجم، وتنتشر في كلّ مكان، وتبقى، ولا تبور[3].

[1] الشنطي، فن التحرير العربي، م.س، ص139.

[2] من كلام للإمام الخامنئي دام ظله في لقاء له بلجنة أدب الحرب التابعة لمؤسّسة المستضعفين وجرحى الثورة الإسلاميّة، بتاريخ: 17/10/1993م.

[3] م.ن.