قواعد التعبير العربي.. قواعد الكتابة – ماذا نكتب؟

الدرس الثاني عشر: ماذا نكتب؟ (6)

 

 

أهداف الدرس

على المتعلّم مع نهاية هذا الدرس أن:

1- يعرف تقنيات كتابة محاضر الاجتماعات والمحاضرات والندوات.

2- يتمرّس على تطبيق هذه التقنيات على نماذج تطبيقيّة.

3- يوظّف هذه المهارة في المجالات العلميّة والإداريّة المختلفة.

كتابة محاضر الاجتماعات

 

أ- مفهوم محضر الاجتماع:

محضر الاجتماع عملٌ كتبيّ وظيفيّ، يُعدّ توثيقاً للاجتماع الرسميّ الذي تعقده مؤسّسة أو شركة ما، لمناقشة قضيّة أو إصدار قرارات، أو الاطّلاع على أعمال ما.

 

ويُعدّ محضر الاجتماع:

– تلخيصاً لما دار في الاجتماع من مناقشات (من دون تفصيل أو تركيز على آراء بعينها).

– أو تسجيلاً مفصّلاً لكلّ ما طُرِحَ من أفكار وآراء واعتراضات.

– أو اختصاراً للاجتماع، بذِكْر رؤوس الموضوعات، والقرار المتّخذ في كلّ موضوع.

ويتمّ إعداد محضر الاجتماع بصورته النهائيّة -عادة- بعد نهاية الاجتماع، عن طريق سكرتير القسم، أو من يوكِّله المجتمعون بأمانة الاجتماع.

 

ب- مراحل إعداد محضر الاجتماع:

– المرحلة الأولى: مرحلة ما قبل الاجتماع: وتَشْمَل:

• تحديد موعد الاجتماع ومكانه.

• إعداد جدول الاجتماع تحت إشراف الرئيس.

• إعداد الدعوة للاجتماع وإرسالها مرفقةً بصورة محضر الاجتماع السابق – إن وُجِدَ – ونسخة من جدول الاجتماع الحاليّ.

– المرحلة الثانية: أثناء الاجتماع: ويتمّ خلالها القيام بالآتي:

• تسجيل الحاضرين، والمعتذّرين، والغائبين.

• اعتماد محضر الاجتماع السابق.

• طرح موضوعات الاجتماع الحاليّ بشكلٍ تفصيليّ، وتسجيل ما يدور فيه من مناقشات، وما يُتَّخذ بشأنه من قرارات.

– المرحلة الثالثة: وهي مرحلة ما بعد الاجتماع:

• كتابة محضر الاجتماع.

• إعلان القرارات، وإرسالها إلى من سينفّذها، أو لمن يهمّه أمرها.

• تنفيذ القرارات، ومتابعة المسؤول ذلك.

ولأنّ محضر الاجتماع عمل توثيقيّ تَرْجِعُ إليه المؤسسة لمعرفة أمر أو الاطلاع على قرار أو استرجاع أحداث، فإنّ مكوّناته تتضمّن بيانات كاملة عن الاجتماع: عنوانه، وزمانه، ومكانه، وحضوره، والغائبين عنه، وجدول أعماله، ومناقشاته، وقراراته، ووقت انتهائه، بكلّ دقّة ووضوح.

 

ج- عناصر محضر الاجتماع:

لكتابة كلّ عنصر من عناصر محضر الاجتماع مكان شائع في بنية المحضر، وترتيب متعارف عليه، وكيفيّة معلومة. وعلى كاتب محضر الاجتماع، سكرتيراً كان أم غيره، أن يكون على دراية بمكان كلّ عنصر، وترتيبه حتى لا يخرج عن المألوف في كتابة المحاضر. ويمكن – بالطبع – أن يضيف أو يبدّل، بما يجعل المحضر أكثر شمولاً ودقّة ووضوحاً. وفيما يأتي تحديد للمتعارف عليه في كتابة كلّ عنصر من عناصر محضر الاجتماع:

– اسم المؤسّسة: يُكْتَبُ أعلى المحضر، جهة اليمين.

– عنوان المحضر: يُكْتَبُ بعد اسم المؤسّسة في منتصف السطر بخطٍّ بارز، ويُكتَب تحته تاريخ الاجتماع، ويمكن تكرار العنوان في كلّ صفحة من صفحات المحضر.

– زمان الاجتماع ومكانه: تُكْتَبُ هذه البيانات في فقرة مستقلّة، وتتضمّن يوم الاجتماع وتاريخه، وساعته، ومكان انعقاده.

– كتابة الأسماء: يُكْتَبُ في محضر الاجتماع:

• أسماء الحاضرين.

• أسماء المعتذّرين عن عدم الحضور.

• أسماء الغائبين من دون عذر.

ويُفضَّل – فيما عدا اسم الرئيس – ترتيب أسماء الأشخاص ترتيباً هجائيّاً، وبخاصّة عندما يكون الجميع في مستوى وظيفيّ واحد، وقد ترتّب الأسماء حسب المستوى الوظيفيّ (من الأعلى إلى الأقلّ) في حالة تفاوت درجاتهم الوظيفيّة. ويُكْتَبُ أمام كلّ اسم صفته، مثال:

وقد حضر الاجتماع كل من:

الأستاذ الدكتور/ …………………………….. عميد الكلية……………………………. رئيساً

الأستاذ الدكتور/…………………. رئيس قسم………………………………………… عضواً

الأستاذ الدكتور/………….. رئيس قسم………………………………………… عضواً

الأستاذ الدكتور/……………………………… أمين المجلس

واعتذر عن عدم الحضور كلٌّ من:

الأستاذ الدكتور/…………. رئيس قسم…………………………………………

الأستاذ الدكتور/………………………رئيس قسم…………………………………

ولم يحضر ولم يعتذر كلٌّ من:

الأستاذ الدكتور/……………… رئيس قسم…………………………………………

الأستاذ الدكتور/………….رئيس قسم…………………………………………

– إثبات صحّة الاجتماع: من الضروريّ الإشارة إلى قانونيّة الاجتماع، بكتابة فقرة مستقلّة تشير إلى عدد الحاضرين (يُكْتَب العدد بالحروف)، مثال:

واعتبر اجتماع المجلس صحيحاً لحضور تسعة أعضاء من إجمالي عدد أعضاء المجلس (ثلاثة عشر عضواً)، وذلك بنسبة70 % ممَّا يؤكّد قانونية الاجتماع.

– عرض المحضر السابق: واتّخاذ القرار الخاصّ به: تُكتَب فقرة تشير إلى عرض

المحضر السابق، وطريقة العرض، والقرار الخاصّ به، بالموافقة أو التعديل أو الرفض.

– كتابة جدول الأعمال: يُكتَب في محضر الاجتماع الموضوعات المطروحة للمناقشة، مُرتَّبة حسب عرضها: 1 – 2 – 3 -……….

ويُشار إلى مشروع القرار الخاصّ بكلّ موضوع مع اسم مقدِّمه، ويُكتَب كلّ مشروع قرار في فقرة مستقلّة، بحروف كبيرة، وبوضع خطّ، إذا لزم الأمر، وإذا طُرِحَت تعديلات على المشروع تُسجَّل، ويكتب اسم مقترح هذه التعديلات.

وفي نهاية جدول الأعمال يُسَجَّل ما يستجدّ من موضوعات، مرتّبة حسب طرحها، أو يَكتَب “لم تستجدّ موضوعات”.

– كتابة قرارات المجلس: يتمّ كتابة قرارات المجلس حسب ترتيب ورودها في الاجتماع، ويُصاغ القرار صياغة حرفية دقيقة، ويشار إلى عدد الأصوات في كل قرار، ويوضع كلّ قرار بين علامتي تنصيص، وفي فقرة مستقلة وبخطٍّ واضح.

– غلق محضر الاجتماع: يُكتَب في نهاية المحضر، وقت انتهاء الاجتماع، وموعد الاجتماع القادم.

– التوقيعات: بعد كتابة محضر الاجتماع يوقِّع عليه:

أمين المجلس في الناحية اليمين.

رئيس المجلس في الناحية اليسار (في السطر الثاني) مع كتابة تاريخ تحرير المحضر.

 

د- ضوابط كتابة محضر الاجتماع:

ينبغي مراعاة مجموعة من الضوابط في كتابة محضر الاجتماع، وهي الآتية:

– التعبير عن عقد الاجتماع بضمير الغائب، وصيغة الماضي (تمّ عقد الاجتماع).

– استقصاء جميع القرارات والإجراءات، لأنّ المحضر سجلّ رسميّ لما دار في الاجتماع.

– كتابة الأرقام الواردة في المحضر بالحروف العربيّة، وضبط تمييزها.

– اتّباع نظام الفقرات في الكتابة، كلّ إجراء في فقرة مستقلّة، وكلّ قرار في فقرة

مستقلّة… وهكذا.

– الدقّة في الصياغة، والوضوح في الخطّ، وحسن التنسيق في العرض.

– إبراز بعض الألفاظ المهمّة أو الجمل أو القرارات، بوضع خطوط تحتها.

– ترابط العرض، والربط بين أجزائه.

 

كتابة المحاضرات والندوات

أ- تعريف المحاضرات والندوات:

– المحاضرة: أسلوبٌ تعليميّ يلتقي فيه المحاضر مباشرة مع المستمعين، بحديث مكتوب من قبل، ويكون إلقاؤه مستمرّاً من دون انقطاع، لمدّة معيّنة، في موضوع معيّن، محدِّد العناصر والأفكار.

– الندوة: تجمع الندوة بين المحاضرة والمحاورة في قضيّة معيّنة، مع طرح وجهات النظر المؤيّدة والمعارضة، مُدَعَّمة بالأدلّة والبراهين.

 

ب- مقوّمات كتابة المحاضرات والندوات:

يحتاج الكاتب في كلا المجالين (المحاضرة والندوة) إلى إعدادٍ مسبق، وجمع المعلومات والأدلّة، وتفنيد الآراء المعارضة، كما يحتاج إلى استخدام أساليب معيّنة تتميّز بالتسلسل والترتيب، وقوّة الحجّة والإقناع، وإثارة العواطف، ومخاطبة العقل. وتُعدّ هذه الأمور من الخصائص الفنّيّة للمحاضرة والندوة.

 

كتابة التعليق

أ- تعريف التعليق: هو عبارة عن “نصّ نثريّ موجز يتضمّن وجهة نظر معيّنة عن موقف، أو موضوع، أو مشكلة، أو حدث، أو طلب مقدّم، أو قضيّة مُثارة”.

ب- الخطوات التي يمرّ بها التعليق:

يمرّ التعليق بالخطوات الآتية:

– استيعاب الموقف أو الموضوع، والإحاطة به.

– رصد نقاط الاتّفاق والاختلاف فيه.

– بلورة الأفكار الرئيسة التي يدور حولها التعليق.

– عرض الموضوع المراد التعليق عليه بإيجاز، وفي نقاط محدّدة.

– عرض جوانب الاتّفاق، وتهيئة المتلقّي لما سَيرِد بعدها من وجهة نظر المعلّق.

– عرض الرأي المراد طرحه عن الموضوع بشكلٍ متماسك ومتكامل، مدعَّمٍ بالأدلّة والحجج.

– ختم التعليق بتأكيد الموقف الرئيس بعبارةٍ مُوْجَزة.

 

كتابة المذكّرات الشخصيّة

أ- تعريف المذكرات الشخصيّة:

تعدّ كتابة المذكّرات الشخصيّة مجالاً من المجالات الأدبيّة الوظيفيّة، التي تلزم كثيراً من الناس في حياتهم، بحيث يسجّل فيها الإنسان ما يمرّ في حياته من لحظات سرور، أو حزن، أو مفارقات، أو أشياء يريد أن يتذكّرها، أو يبثّ فيها مشاعره وأفكاره وآراءه، أو يُدّوِّن نقاطاً يَبني عليها أموراً فيما بعد.

ولا بدّ أن تُكْتَب المذكّرات الشخصيّة بطريقة معيّنة، حتى تؤدّي الغرض.

 

ب- مهارات كتابة المذكّرات الشخصيّة:

لكتابة المذكرات الشخصيّة مهارات لازمة، أهمّها:

– دقّة الانتباه والتركيز.

– الإلمام بالفكرة أو الموضوع.

– تحديد الغاية من كلّ شيء مُسَجَّل، وتاريخه، ومكان حدوثه.

– تصنيف المذكّرات بحسب نوعيّاتها، وإبداء الرأي في مواقفها.

– كتابة الأشياء المهمّة والتي لا تتكرّر كثيراً، وترك الأشياء العاديّة المتكرّرة.

ج- ضوابط كتابة المذكّرات الشخصيّة:

ليس لكتابة المذكّرات ضوابط معيّنة، ولكن يُراعى فيها-عادة- الآتي:

• كتابة التاريخ والوقت الذي حدثت فيه الأمور التي ستسجّل.

• مراعاة الإيجاز غير المخلّ، والإشارة إلى الموضوع إشارة زكيّة.

• وضع رموز معيّنة لا يدركها، إلّا كاتب المذكّرات شخصيّاً في بعض الأمور.

• تحديد وقت معيّن كلّ يوم، أو عدّة أيّام، لتسجيل الوقائع والأشياء التي يُراد تسجيلها.

• مراعاة السرّيّة التامّة في الاحتفاظ بهذه المذكّرات، بعيداً عن أيدي العابثين.

 

كتابة الكلمات الافتتاحيّة والاختتاميّة

أ- تعريف الكلمات الافتتاحيّة والختاميّة:

المقصود بها نوع من التقديم أو التعقيب على مناسبة من المناسبات العامّة أو الخاصّة، مثل: الاحتفالات، والاستقبالات، ومواقف توزيع الجوائز، ووصف الحفل، والتقديم لمحاضر، أو التعقيب على كلامه.

ويحتاج التقديم إلى مهارات خاصّة، وإعداد مسبق، بحيث يستعين مَنْ يقوم بذلك الأمر بكتابة ما يريد من كلام وتعريف في عبارات بسيطة موجزة.

 

ب- المهارات اللازمة لإعداد الكلمات الافتتاحيّة والاختتاميّة:

– استخدام الجمل القصار المناسبة للمقام.

– انتقاء الكلمات التي تؤدّي المعنى بدقّة ووضوح.

– الإيجاز، بحيث تتضمّن الكلمات الافتتاحيّة أو الاختتاميّة فقرتين أو ثلاث فقرات.

– التنويع في الأسلوب بين الخبر والإنشاء، واستخدام أسلوب التشويق.

– حُسْنُ العرض، وانتقاء الأفكار المناسبة والطريقة المناسبة للتقديم أو الختام.

– دقّة الاستشهادات، وسلامة توظيفها.

 

ج- خطوات كتابة الكلمات الافتتاحيّة والاختتاميّة:

– معرفة كلّ ما يتعلّق بالمناسبة، والموضوعات، والشخصيات.

– كتابة نبذة مختصرة عن مناسبة الحفل والمشاركين فيه، أو عن المحاضرة.

– استخدام أسلوب التشويق في العرض.

– مراعاة اللباقة وخفّة الروح، والحذر من تكوين انطباع سيّىء عند المستمعين.

– التعقيب على كلّ فقرة بما يناسبها، وإعداد التعقيب كتابة قبل تقديمه.

مِلء الاستمارات

أ- أهمّيّتها: الاستمارات مجال مهمّ من مجالات الكتابة الوظيفيّة التي تلزم معظم الناس في حياتهم.

ب- مجالاتها: من مجالات ملء الاستمارات:

– مِلء استمارات الامتحانات العامّة والخاصّة.

– استمارات المؤسّسات المختلفة.

– استمارات التعاملات في البنوك والشركات.

– استمارات الإعارة من المكتبات.

– استمارات الجوازات والمواني البحريّة والبريّة والجويّة.

– استمارات التقدُّم لطلب وظيفة.

ج- مهارات مِلء الاستمارات: يحتاج ملء الاستمارات إلى مهارات خاصّة، أهمّها:

– مِلء الفراغات الخاصّة بالبيانات الشخصيّة بطريقة صحيحة وواضحة، مثل: المعلومات الخاصّة بالاسم، والعنوان، وتاريخ الميلاد، ومحلّ الميلاد، والمؤهّلات العلميّة… وغيرها.

– الالتزام بالكتابة في حدود الأماكن المخصّصة لكلّ معلومة من دون زيادة أو نقصان.

– معرفة المصطلحات الشائعة في كتابة الاستمارات.

– تنفيذ التعليمات الخاصّة بكلّ استمارة، ومراعاة ما كُتِبَ فيها.

 

د- كيفيّة مِلء استمارة:

– تحضير استمارة من نوع معيّن.

– قراءة التعليمات الخاصّة بملء الاستمارة. والتي تكون -عادة- في بداية الاستمارة، أو في نهايتها، أو في الجهة الخلفيّة.

– تنفيذ التعليمات بكلّ دقّة، وملء الاستمارة حسب البيانات الموجودة فيها.

الأفكار الرئيسة

1- محضر الاجتماع عملٌ كتبيّ وظيفيّ، يُعدّ توثيقاً للاجتماع الرسميّ الذي تعقده مؤسّسة أو شركة ما، لمناقشة قضيّة أو إصدار قرارات، أو الاطّلاع على أعمال ما.

2- المحاضرة: أسلوبٌ تعليميّ يلتقي فيه المحاضر مباشرة مع المستمعين، بحديث مكتوب من قبل، ويكون إلقاؤه مستمرّاً من دون انقطاع لمدّة معيّنة، في موضوع معيّن، محدّد العناصر والأفكار. والندوة: تجمع الندوة بين المحاضرة والمحاورة في قضيّة معيّنة، مع طرح وجهات النظر المؤيّدة والمعارضة، مدعّمة بالأدلّة والبراهين.

3- التعليق: عبارة عن “نصّ نثريّ موجز يتضمّن وجهة نظر معيّنة عن موقف، أو موضوع، أو مشكلة، أو حدث، أو طلب مقدّم، أو قضيّة مثارة”.

4- المذكّرات الشخصيّة هي مجال من المجالات الأدبيّة الوظيفيّة، التي تلزم كثيراً من الناس في حياتهم، بحيث يسجّل فيها الإنسان ما يمرّ في حياته من لحظات سرور، أو حزن، أو مفارقات، أو أشياء يريد أن يتذكّرها، أو يَبثّ فيها مشاعره وأفكاره وآراءه، أو يُدّوِّن نقاطاً يَبني عليها أموراً فيما بعد.

5- الكلمات الافتتاحيّة والختاميّة هي نوع من التقديم أو التعقيب على مناسبة من المناسبات العامّة أو الخاصّة، مثل: الاحتفالات، والاستقبالات، ومواقف توزيع الجوائز، ووصف الحفل، والتقديم لمحاضر، أو التعقيب على كلامه.

6- الاستمارات مجال مهمّ من مجالات الكتابة الوظيفيّة التي تلزم معظم الناس في حياتهم.

 

 

فكّر وأجِب

1- اذكر أبرز الضوابط والمهارات اللازمة في كتابة محاضر الاجتماعات والمحاضرات والندوات والتعليقات؟

2- حدّد الضوابط والمهارات اللازمة في كتابة التعليقات والمذكرات والكلمات الافتتاحية والاختتاميّة وملء الاستمارات؟

3- اُكتب محضراً لاجتماع أو محاضرة أو ندوة؟

4- اُكتب تعليقاً أو مذكرة أو كلمة افتتاحية أو اختتامية؟

مطالعة

 

من توجيهات الإمام القائد الخامنئي دام ظله في مجال الكتابة (12)

 

كتب الجَيب والأوقات الضائعة

هناك اقتراح، ألا وهو عرض كتب الجيب والكتب الصغيرة. فمن الأمور الرائجة اليوم في العالم، تلخيص الكتب الكبيرة وتبسيط الكتب الصعبة.

بالطبع، غالباً ما يقومون بهذا العمل من أجل تعليم اللغات، يبسّطون اللغة، لكنّ الكتاب هو الّذي يُختصر عمليّاً.

إنّهم يلخّصون ويختصرون القصص الكبيرة. فعلى سبيل المثال، حوّلوا رواية البؤساء إلى قصّة مؤلّفة من جزء واحد يتراوح بين المئة والمئة وخمسين صفحة، بحيث أصبحت قصّة سلسة يقرؤها الجميع.

إذا تيسّر هذا الأمر فهو أمر جيّد.

نعم، لقد ظهر كتاب الجيب في العالم من أجل هذا الأمر، وهو أن يصبح الناس من القرّاء، أي إنّهم يضعون الكتاب في جيوبهم، وعندما يستقلّون قطار الأنفاق أو الحافلة يفتحونه ويقرؤون.

إذا عُمل بهذا الأمر، سوف تحيا الكثير من الأوقات الميتة[1].

[1] من كلام للإمام الخامنئي دام ظله في لقاء له بالقيّمين على إحياء أسبوع الكتاب، بتاريخ: 10/11/1997م.